facebookpixel

Orderbekräftelse – när och hur gör du en? Vad ska du tänka på?

Orderbekräftelse – när och hur gör du en? Vad ska du tänka på?

En orderbekräftelse skickas ut till en kund för att den ska se vad den kommit överens om med ett företag. Ibland kallas orderbekräftelser också för ordererkännanden. Här tittar vi närmare på när du ska skicka en orderbekräftelse och vad som behöver ingå. Och hur går det att göra på ett så snabbt och enkelt sätt som möjligt?

Vad är en orderbekräftelse?

En orderbekräftelse är ett dokument som skickas ut för att bekräfta vad säljare och kund kommit överens om. Formellt sett behövs det inte en bekräftelse, men i många fall är det ändå standard att skicka ut en.

När kunden mottagit orderbekräftelsen kan du påbörja ditt arbete enligt överenskommelsen. En orderbekräftelse kan göra att kunden känner sig säkrare. Dessutom är det ett tillfälle att kontrollera att beställningen är helt rätt, t ex adressuppgifter. Ibland görs överenskommelser muntligt. I dessa fall kan en orderbekräftelse vara viktig för att försäkra sig om att allt stämmer.

När du använder Orderstyrning kan du med några få klick göra om en offert till en beställning och samtidigt skicka en orderbekräftelse i pdf-format till kunden. Du får också överblick över dina offerter så att du t ex har full koll på när du behöver skicka ut något till en kund.

När ska du skicka en orderbekräftelse?

En orderbekräftelse är ett dokument som du skickar till kunden när den har accepterat ett bud. Det är bra att skicka ut den så fort som möjligt, gärna direkt när beställningen kommit in. På så sätt får kunden veta att allt gått rätt till i processen och att ditt företag satt igång med arbetet.

Är en orderbekräftelse samma sak som en faktura?

En orderbekräftelse är inte samma sak som en faktura, det är en specifikation av något som ska eller har levererats. Ofta skickas det bara ut en faktura utan någon orderbekräftelse. Bekräftelsen är inte heller detsamma som ett kvitto, och kan inte användas som det.

Vad behöver ingå i en orderbekräftelse?

Dessa saker behöver vara med i en orderbekräftelse:

  • Uppgiftsbeskrivning, t ex beställningsnummer och datum
  • Prislista för varor
  • Löptid
  • Eventuella handelsvillkor

 

En orderbekräftelse innehåller ungefär samma saker som en offert, men de skickas ut av olika orsaker.

Mall för orderbekräftelse

Nedan kan du se ett exempel på en orderbekräftelse som du kan utgå ifrån när du behöver göra en egen. Det går att skapa en själv i t ex Microsoft Word eller Adobe Acrobat. Men det går snabbare och enklare att använda ett digitalt ärendehanteringssystem för att skapa och skicka offerter och orderbekräftelser. Dessutom har du då allt samlat på ett ställe.

Ett digitalt system gör det mycket enklare att hålla koll på offerterna, t ex vilka som accepterats och blivit till beställningar. Du slipper dessutom leta efter dem i en röra av papper på kontoret eller mappar på laptopen.

I Orderstyrning finns det redan en mall för orderbekräftelse som skräddarsys. Och när du har en digital mall redo i systemet behöver du inte krångla med papper och filer. Allt finns i systemet och är lätt att hitta – kopplat till dina ärenden och projekt.

Vad finns det för regler?

När en kund accepterar en offert och en orderbekräftelse levereras behöver du upplysa om vissa saker för att du ska kunna börja arbeta med ärendet. Handelsvillkor och information om ångerrätt behöver ingå. Ångerrätten börjar inte gälla förrän kunden informerats om dess villkor. På samma gång blir det också ditt företags plikt att leverera varan till priset du kommit överens med kunden om.

Hur gör du en orderbekräftelse på ett enkelt sätt?

Orderbekräftelser kan skapas både digitalt och analogt. Det kommer allt fler digitala system som hjälper dig att göra det. Men det är bra om systemen också kopplar ihop ordrarna med andra delar av din verksamhet så att du inte behöver lägga ned onödigt mycket tid på dem. Manuellt arbete tar massa tid från annat du skulle kunna göra istället. Risken är också att saker glöms bort eller går fel under vägens gång.

Slipp krångel - gör allt i en app istället

Glöm papper, penna och manuell handpåläggning. Det finns mer än bara orderbekräftelser att fixa. Därför har du mycket att vinna på att ha allt samlat på ett ställe. När saker är sammankopplade får du full styr på dem. Digitalt innebär dessutom att det är sökbart, något vi definitivt inte kan säga om papprena på kontoret.

Orderstyrning ger dig orderbekräftelser, fakturor, offerter, tidrapportering och mycket annat i en enda plattform. Inga fler papper. Inga fler röriga system som leder till misstag och onödigt extrajobb.

Vill du se vad det kan göra för dig? Inga problem! Orderstyrning är gratis utan bindning i 14 dagar. Dessutom kan du boka en kostnadsfri demo om du vill se det live.

Vill du se hur det fungerar? Beställ en demo utan bindning.

Få en gratis 30-minutersdemo och se vad Ordrestyring kan göra för din verksamhet.

Hur kan vi kontakta dig?